Vše, co potřebujete vědět o zálohové faktuře - Finance

Co je zálohová faktura a kdy se používá

Zálohová faktura je dokument, který se vystavuje předem za zboží nebo služby, jež budou dodány či poskytnuty v budoucnu. Používá se zejména v případech, kdy dodavatel vyžaduje platbu zákazníka předem nebo kdy je třeba zajistit financování projektu. Tento typ faktury slouží k zajištění platby začátkem spolupráce a následně může být doplněn finální fakturou po dokončení zakázky. Zálohová faktura tak umožňuje oběma stranám jasně stanovit podmínky a termíny plateb již na začátku obchodního vztahu.

Jaké informace musí obsahovat zálohová faktura

Zálohová faktura musí obsahovat několik povinných informací, aby byla platná a odpovídala legislativním požadavkům. Mezi tyto informace patří: název a sídlo dodavatele a odběratele, IČO obou stran, datum vystavení faktury, identifikační údaje faktury (číslo faktury), popis zboží nebo služby, množství a cena za jednotku zboží/služby, celková částka za zboží/službu včetně DPH, sazba DPH a částka DPH. Je důležité dbát na správné uvedení všech těchto informací pro správnou evidenci a účtování zálohové faktury.

Rozdíly mezi zálohovou fakturou a běžnou fakturou

Rozdíl mezi zálohovou fakturou a běžnou fakturou spočívá v jejich účelů. Zatímco běžná faktura je vystavena a placena za dodané zboží nebo službu okamžitě, zálohová faktura se používá k platbě částky předem, ještě před dodáním zboží nebo dokončením služby. Zálohová faktura tedy slouží jako zajištění pro poskytovatele služby nebo prodejce, že klient má skutečný záměr zaplatit za objednané zboží nebo službu. Tím se minimalizuje riziko nedodržení platebních podmínek ze strany klienta a poskytovatel si může být jistý, že obdrží platbu za svou práci.

Daňové a účetní aspekty spojené s zálohovou fakturou

Daňové a účetní aspekty spojené s zálohovou fakturou jsou důležité pro správné dodržení daňových předpisů a účetnictví. Zálohová faktura se v daňovém a účetním systému považuje za závazný doklad o platbě zálohy za službu nebo zboží. Při vystavování zálohové faktury je třeba dbát na to, aby obsahovala veškeré potřebné informace pro identifikaci obchodní transakce, jako jsou číslo faktury, datum vystavení, názvy a adresy obou stran, specifikaci zboží nebo služby a cenu včetně DPH. V účetnictví je důležité správně evidovat zálohovou fakturu jako součást celkového hospodaření firmy a sledovat ji v rámci dalších transakcí pro přesné vykázání příjmů a nákladů společnosti.

Jak správně vystavit a evidovat zálohovou fakturu

Když vystavujete zálohovou fakturu, což je mimochodem důležitý doklad podobně jako účetní závěrka, musíte tam dát všechny podstatné údaje. No a jaký? Jasně že název a adresu dodavatele i odběratele, jejich IČO a DIČ, kdy se to vystavilo a číslo faktury. Taky tam musí být přesně napsáno, za co to vlastně je, kolik toho je a za jakou cenu. U zálohových faktur je fakt důležitý napsat, že jde o zálohovou platbu a kolik přesně ta záloha dělá z celkový částky. Když děláte účetní závěrku, oceníte, že jste si zálohový faktury vedli zvlášť od normálních a označili je jako "zálohová faktura". To pak mnohem líp vidíte, jak ty prachy vlastně tečou.